Profitabilität & Führung

Kosten zu hoch, Leistung zu niedrig: Warum der Mittelstand jetzt Klartext braucht

Wenn ich derzeit mit Geschäftsführern spreche, kommen fast immer dieselben zwei Themen auf den Tisch: Die Kosten sind zu hoch. Und die Leistung der Mitarbeitenden ist nicht mehr da, wo sie sein müsste. Beides hat sich über Jahre aufgebaut – und beides lässt sich jetzt nicht länger aufschieben.

Von Marianna Knöll · Unternehmensberatung für profitablen Mittelstand · Lesezeit ca. 11 Minuten

In den guten Jahren ist beides untergegangen. Die Auftragsbücher waren voll, das Geld saß lockerer, und solange unter dem Strich genug übrig blieb, hat niemand jede Position hinterfragt. Genau das rächt sich heute. Die Konjunktur ist rau geworden, die Margen sind dünner – und plötzlich fällt auf, was sich angesammelt hat.

Wer jetzt ehrlich auf beide Themen schaut, hat den Rest des Jahres noch in der Hand. Es geht nicht um Aktionismus und auch nicht um eine pauschale Sparrunde. Es geht darum, die Karten auf den Tisch zu legen – bei den Kosten und bei der Leistung.

Die zwei Themen, die gerade fast jeden beschäftigen

Es sind nicht zehn Baustellen, es sind zwei. Auf der einen Seite Kosten, die in besseren Zeiten gewachsen sind und nie zurückgeführt wurden. Auf der anderen Seite eine zu geringe Leistung der Mitarbeitenden, die man jahrelang hat laufen lassen, weil es nicht weh tat. Beide Themen haben dasselbe Muster: Sie sind schleichend entstanden, sie sind unbequem – und beide verlangen jetzt eine klare Entscheidung statt weiteren Aufschubs.

Kosten: In guten Jahren gewachsen, in schlechten geblieben

Ein Teil des Kostendrucks kommt von außen und lässt sich kaum abstellen. Die Bürokratie kostet den Mittelstand laut KfW rund 61 Milliarden Euro pro Jahr; der gesamte Erfüllungsaufwand der Wirtschaft liegt nach Angaben des Statistischen Bundesamtes bei etwa 65 Milliarden Euro und damit deutlich höher als noch 2018. Dazu kommen Energie- und Arbeitskosten, die Unternehmen in der DIHK-Umfrage 2025 so häufig wie nie als größtes Geschäftsrisiko nennen – die Arbeitskosten auf einem Höchststand, die Energiepreise vor allem für energieintensive Betriebe. Diese Posten kann ein einzelnes Unternehmen nicht wegverhandeln. Genau deshalb zählt jeder Euro, der intern unnötig abfließt.

Den Spielraum, den man selbst in der Hand hat, hat man in den guten Jahren großzügig vergeben. Fremdleistungen wurden nach außen gegeben, weil intern keine Zeit war – und nie zurückgeholt, als wieder Luft war. Software wurde gekauft, weil sie modern klang, und läuft seither als Abo weiter, ohne dass jemand prüft, wer sie nutzt. Branchenstudien zeigen, dass rund die Hälfte der installierten Software in Unternehmen ungenutzt bleibt; bei Cloud-Abos liegen je nach Auswertung 30 bis 40 Prozent brach, und die Ausgaben dafür haben sich seit 2021 vielerorts verdoppelt. Wer hier konsequent aufräumt, spart laut Branchenauswertungen 25 bis 30 Prozent der Softwarekosten – ohne dass jemand schlechter arbeitet.

Dazu kommen die Flächen. Mit dem Homeoffice ist in vielen Büros der Stuhl leer, die Miete läuft aber weiter. Der Leerstand in den großen Büromärkten lag 2025 bei rund 7,7 Prozent – dem höchsten Stand seit über einem Jahrzehnt, vor der Pandemie waren es etwa drei Prozent. Teure Repräsentationsflächen, in denen kaum noch jemand sitzt, sind ein gutes Beispiel für die dritte Kategorie: Kosten, die emotional gewachsen sind. Das schöne Gebäude, der Standort aus Prestige, die Anschaffung, auf die man stolz war. Wirtschaftlich tragen sie nicht mehr – aber sie anzufassen tut weh, weil Stolz und Gewohnheit mitschwingen.

Die Lage lässt diese Großzügigkeit nicht mehr zu. Der Mittelstand bewertet seine Situation seit Quartalen negativ, die Erträge sind vielerorts gesunken, und der Anteil eigenkapitalschwacher Betriebe ist auf den höchsten Wert seit Jahren gestiegen. In dieser Lage ist jeder Euro, der für Ungenutztes abfließt, ein Euro zu viel. Das ist keine Schwarzmalerei, sondern schlicht der Grund, warum Klartext bei den Kosten überfällig ist: einmal jede große Position offen auf den Tisch und ehrlich fragen, ob sie das Geschäft heute noch trägt.

Leistung: Jahrelang geduldet, jetzt spürbar

Das zweite Thema ist heikler, weil es um Menschen geht. Auch hier wurde in guten Jahren vieles geduldet. Man hat über schwächere Leistung hinweggesehen, weil das Ergebnis trotzdem stimmte, und beim Remote-Arbeiten Spielräume gelassen, die nie wirklich vereinbart waren. Schleichend hat sich etwas verschoben. Der Krankenstand verharrt seit 2022 auf hohem Niveau: Die DAK weist für 2025 eine Quote von 5,4 Prozent und im Schnitt 19,5 Fehltage je Beschäftigtem aus, die AOK kommt je nach Versichertenstruktur auf rund 23 Tage. Wichtig zur Einordnung: 2025 lag der Wert leicht unter dem Vorjahr, und ein erheblicher Teil des hohen Niveaus geht auf die vollständigere Erfassung durch die elektronische Krankschreibung zurück. Der eigentliche strukturelle Treiber sind psychische Erkrankungen – sie nehmen seit Jahren zu und verursachen die mit Abstand längsten Ausfälle.

Gleichzeitig ist die emotionale Bindung an den Arbeitgeber im Keller: Nur rund jeder Zehnte gibt wirklich alles, während mehr als drei Viertel im Energiesparmodus arbeiten. Hohe Fehlzeiten und niedrige Bindung zusammen sind teuer. Allein die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall summierte sich 2024 auf einen Rekordwert von rund 82 Milliarden Euro; volkswirtschaftlich beziffert die Bundesanstalt für Arbeitsschutz den Produktionsausfall durch Arbeitsunfähigkeit auf über 130 Milliarden Euro.

Das Tückische: Man spürt es, aber man hat nichts in der Hand. Man macht ab und zu eine Mitarbeiterbefragung, bekommt ein paar Werte – und dann passiert nichts, weil die Daten ohne Konsequenz bleiben. Genau hier liegt das eigentliche Problem. Es fehlt nicht an Messungen, es fehlt an Klartext und an Umsetzung.

Dass es Führung ist und nicht fehlende Arbeitsmoral, zeigt ein Detail: Über ein Viertel der Beschäftigten ist mit dem Arbeitgeber sogar äußerst zufrieden – Zufriedenheit ist eben nicht dasselbe wie Bindung. Und Bindung wirkt unmittelbar aufs Ergebnis: Wer emotional gebunden ist, fehlt rund 41 Prozent seltener. Selbst die Krankenkassen betonen, dass eine gute Führungskultur die Fehlzeiten spürbar senkt. Was Minderleistung am Ende konkret kostet, habe ich an anderer Stelle ausführlich aufgeschlüsselt – nachzulesen unter was Minderleistung kostet.

Warum beides dasselbe verlangt: Klartext

Kosten und Leistung wirken wie zwei verschiedene Themen, aber sie folgen demselben Muster. Beide sind in guten Zeiten gewachsen, weil man es sich leisten konnte. Beide wurden nicht angefasst, weil das Anfassen unbequem ist – die eine Position emotional besetzt, das andere Gespräch heikel. Und beide kann man sich heute nicht mehr leisten.

Was sie wirklich eint, ist die Lösung: hinschauen, benennen, entscheiden. Bei der Leistung heißt das, sich nicht länger aus Angst vor Unruhe zurückzuhalten. Ein Erwartung klar auszusprechen ist kein Akt der Härte, sondern Fairness gegenüber allen, die jeden Tag liefern. Vertrauen und Anspruch sind kein Widerspruch – im Gegenteil: Wer davon ausgeht, dass Menschen leisten wollen, nimmt es ernst genug, um es anzusprechen, statt es auszusitzen.

Zeit zum Gegensteuern: Was jetzt zu tun ist

Auf der Kostenseite reicht ein ehrlicher Durchgang durch die großen Positionen. Welche Fremdleistung holen wir zurück ins Unternehmen? Welche Software nutzt wirklich jemand – und welche kündigen wir? Passt die Fläche noch zu der Zahl an Menschen, die tatsächlich da ist? Und welche Ausgabe halten wir nur aus Prestige oder Gewohnheit? Das ist kein pauschales Sparen, sondern bewusstes Entscheiden – Position für Position.

Auf der Leistungsseite hilft keine weitere Umfrage, sondern das Gespräch, das bisher vermieden wurde. Die geduldete Untergrenze klar benennen, Erwartungen je Rolle festlegen, Verantwortung eindeutig machen. Nicht mehr und nicht weniger. Genau das ist der Unterschied zwischen einem weiteren Konzept und einem echten Ergebnis – und es ist die Arbeit, die ich mit meinen Kunden mache. Wie das in der Praxis aussieht und was dabei herauskommt, zeigt die Fallstudie.

Häufige Fragen

Quellen

• Bürokratie & Kostenbelastung: KfW (Bürokratiekosten Mittelstand rund 61 Mrd. €/Jahr); Statistisches Bundesamt (Erfüllungsaufwand rund 65 Mrd. €, deutlich über 2018); DIHK-Konjunkturumfrage 2025 (Energie- und Arbeitskosten als größte Geschäftsrisiken).
• Software & SaaS: Branchenstudien zu ungenutzter Software (u. a. Nexthink „Soft-WASTE“, Productiv 2025, Zylo 2025, Lünendonk 2026); Rationalisierung spart rund 25–30 %.
• Büromarkt 2025: Marktberichte zum Büroleerstand in den Top-7-Märkten (Leerstand rund 7,7 %, höchster Wert seit über einem Jahrzehnt).
• Krankenstand 2025: DAK-Gesundheitsreport/IGES (5,4 %, Ø 19,5 Fehltage); AOK/WIdO Fehlzeiten-Report 2025 (rund 23 Tage; eAU-Erfassungseffekt); BAuA (Produktionsausfall über 130 Mrd. €; Entgeltfortzahlung rund 82 Mrd. € 2024).
• Mitarbeiterbindung: Gallup Engagement Index Deutschland 2025 — gallup.com/de.
• Mittelstandslage: Creditreform Wirtschaftslage Mittelstand 2025; DATEV Spotlight 2026; KfW-Mittelstandsbarometer.